Димитър Деков, основател и главен изпълнителен директор на БИ АЙ, сподели с нас добрите практики при стартиране, управление и разработване на проекти, свързани с анализ на данни.
Димитър Деков, основател и главен изпълнителен директор на БИ АЙ
Кои са най-често срещаните фактори, които определят дали проектът за анализ на данни / бизнес анализ е успешен?
В много случаи степента на успех зависи изцяло от потребителите, както и от това как използват своите данни и BI. Трудно е да се каже дали повече обикновени потребители е по-добре от по-малко на брой потребители, но от по-висок клас. Това се определя и от структурата на организацията. Основните критерии за измерване на положителен резултат могат да бъдат представени като две променливи: 1. дали процесите са оптимизирани и 2. дали има качествено нови резултати, като например нови процеси и бизнес ниши.
Какви условия трябва да са налице за стартиране на проект за бизнес анализ?
Бих определил обработването и културата на управление в организацията като най-важните фактори. Ако хората на различните нива в компанията имат необходимата управленска култура, това е добра предпоставка за стартиране на проекта. Както каза един от нашите клиенти: „Всяка компания може да произвежда и продава електричество, обувки или други продукти. Разликата между успешните и неуспешните компании идва от това как те използват актив, наречен „Данни“.“ Трябва да има критична маса от хора, които са част от тази култура. Също така е важно да се вземе предвид организационната структура, тъй като таблата за управление и KPI се създават в съответствие с нея. Например няма смисъл да имате табло за управление, което да измерва дигиталното присъствие на компанията, ако нямате специалист по дигитален маркетинг.
Какви хора трябва да участват в проекта? Какви квалификации са необходими на служителите?
Добра практика е да се включват както външни, така и вътрешни ресурси. Рядко се случва една компания да може да постигне необходимите иновации само с вътрешно наличните ресурси. Следните членове от страна на клиента трябва да участват:
- Бизнес защитник / Бизнес спонсор – този, под чиято егида и спонсорство се създава проектът;
- Собственици на процесите / домейна – експертите със знания за съответните процеси във фирмата, като например продажби, доставки, производство и др.;
- Хора, които познават данните и ноу-хау и които знаят къде се съхраняват данните в различните системи. За съжаление, в много случаи това не се записва никъде в организацията и този вид знания се разпространяват само от уста на уста. Ето защо е известно като „племенни знания”. Това може да се случи дори в развитите организации, но е от съществено значение да се провежда борба с такива лоши практики чрез създаване на подходяща документация;
- Бизнес анализатори за събиране на изискванията;
- Ключови потребители, които ще използват активно създадените табла за управление и данни.
Разбира се, някои от тези роли могат да бъдат изпълнени и от външен доставчик, но не и от бизнес спонсора и от собствениците на процесите/домейна.
От страна на доставчиците могат да бъдат осигурени следните роли: мениджър на проекти, дизайнер на визуалния анализ, фронтенд/бекенд разработчик, записващ техническата документация, QA, треньор. Добре е, ако ИТ отделът също участва в проекта, но той не е жизненоважен за успеха му. Членовете на отдела играят по-скоро партньорска роля, но не трябва да вземат ключови решения, тъй като собственикът тук е бизнесът.
“Често виждаме компаниите да избират евтин инструмент или такъв, който идва като бонус, когато купуват друга софтуерна система. Този тип „бонус“ инструменти често нито отговарят на нуждите на компанията, нито предлагат необходимите функционалности. По този начин, когато теглиш чертата, те се оказват много скъпи.”
До каква степен трябва да участва мениджърският персонал?
Както идеята, така и спонсорството на такъв проект идват от мениджмънта на високо или средно ниво. Този тип проекти за данни водят до промени в управлението. По този начин мениджмънтът играе решаваща роля в проекта за данни. Много често основният бизнес спонсор не се занимава с оперативни въпроси, разбира се, това зависи и от неговата култура на управление. Ако обаче в своята компания не подкрепям и не популяризирам промените, те няма да се случат по начина, по който бих искал да се случат.
Как може мениджмънтът да популяризира проекта в рамките на организацията?
Обикновено хората, участващи в проекта, са основните популяризатори на идеята. Това включва нас като външна компания заедно със заинтересованите страни по проекта. Създава се успешна история, върху която след това мениджмънтът може да стъпи и да я надгражда. Често пъти първоначално има съпротива срещу промяната. Това се е случвало дори в най-успешните ни проекти. Следователно се нуждаем от бизнес защитник – някого, който насърчава другите да „понесат болката“ и активно да популяризират ползите и резултатите от проекта.
И коя е най-подходящата методология за прилагане?
Бих казал гъвкавата методологията – прилагане на малки стъпки. По този начин се контролира рискът и се постигат най-добрите резултати за компанията. Методологията Waterfall отдавна не се използва в този тип проекти.
Колко важен е изборът на софтуерен инструмент?
В дългосрочен план изборът е от решаващо значение. Често виждаме компаниите да избират евтин инструмент или такъв, който идва като бонус, когато купуват друга софтуерна система. Този тип „бонус“ инструменти често нито отговарят на нуждите на компанията, нито предлагат необходимите функционалности. По този начин, когато теглиш чертата, те се оказват много скъпи. Също толкова важен обаче е търговецът. Дори най-добрият инструмент, съчетан с лош човек, който да го внедрява, ще донесе лоши резултати.
Ако искате да изберете подходящ софтуер, проверете го в действие. Не на базата на таблици или други начини, по които софтуерът е оценяван преди 15 години, а на базата на проект за доказателство за концепция (POC). Имайте предвид, че тези POC проекти не са безплатни. На запад качествените POC проекти се заплащат. Според мен очакването те да бъдат безплатни е причината много ИТ проекти да се провалят. Практиката да се искат безплатни POC проекти е порочна и отблъсква добрите интеграционни компании. Доброто качество не идва безплатно.
Какво се случва след приключване на проекта за бизнес анализ? Друг BI или ИИ проект или нещо друго?
В повечето случаи друг проект за бизнес анализ или разширение на текущия. Трябва да имате предвид, че бизнес анализът е дългосрочна задача. Проектът се разработва съвместно с компанията. ИИ (изкуственият интелект) е нещо различно. В един момент зрелите компании, които имат добра култура на данни, могат да започнат да мислят за усъвършенстван анализ и ИИ.
***
Ако се чудите дали вашата организация е готова да даде воля на мощта на данните си, можете да попълните нашия въпросник – “Готови ли сте за анализ“.
